En las propiedades horizontales, la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto recae sobre un administrador que es seleccionado por la Asamblea General de propietarios, si en el edificio o conjunto no existe Consejo de Administración, en caso de que sí lo hubiere será este órgano el encargado de su designación.

Luego de su nombramiento, el administrador debe cumplir una serie de funciones que nombraremos a continuación:

  • Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias y extraordinarias y someter a aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior.
  • Presentar a la asamblea un presupuesto detallado de los gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual.
  • Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de Propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
  • Llevar bajo su responsabilidad (bien sea directamente o bajo su dependencia) los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes.
  • Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general de propietarios y del consejo de administración (si lo hay).
  • Atender la correspondencia relacionada con el edificio o conjunto.
  • Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
  • Administrar diligentemente los bienes que sean de dominio de la propiedad horizontal y que hayan surgido por la desafectación de bienes comunes no esenciales. Dichos bienes deberá destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
  • Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de acuerdo a las disposiciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
  • Cobrar y recaudar las cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
  • Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios.
  • Inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
  • Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
  • Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones. 
  • Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones por parte de los propietarios, previstas en Ley 675 de 2001, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración.
  • Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

El administrador deberá responder por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave ocasione a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros.

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